Colegio Paulo Freire, educación para una sociedad más justa
Construyendo una educación con responsabilidad, libertad y sentido social
En nuestro proceso de formación como técnicos en Asistencia y Organización de Archivos, tuvimos la oportunidad de visitar, conocer y entrevistar a las encargadas del archivo académico, quienes muy amablemente nos facilitaron la información de su proceso archivístico.
Según Zoraida Monrroy “Secretaria operativa” y Lorena Moncaliano “secretaria académica” la institución requiere de una persona encargada del área de archivo pero debido a que ya, esta estipulado el presupuesto por parte de la Secretaria de Educación, no es posible contar con este recurso humano, por lo cual nosotras somos las personas encargadas.
Esta entrevista fue realizada en el Colegio Paulo Freire siendo las 7:30 am del día jueves 11 de noviembre del año en curso, por Andrés Arguelles y Nidia Cañon:
1. ¿Cuales son sus funciones en el colegio referente al proceso archivístico?
R// Lorena Moncaliano: dentro de mis funciones esta la de garantizar el proceso de matriculas, retiro de estudiantes, certificados, actas de grado y todo sobre el proceso académico delos estudiantes.
Zoraida Monrroy: Me encargo del archivo de la parte administrativa en conjunto con la parte académica.
2. ¿Cual es el proceso de organización los documentos que ustedes manejan y que instrumentos utilizan para archivarlos?
R// Lorena Moncaliano: los documentos son archivados en bolsas resellables y almacenadas en carpetas que luego pasan a los archivadores donde se encuentran clasificadas por cursos, en orden alfabético y según el ciclo. El orden concedido a los documentos es; registro civil tarjeta de identidad, orden de matricula, paz y salvo, fotos y en casos puntuales, como a los niños de transición que se les exige carnet de vacunas y original de registro civil. Se tiene en cuenta las personas retiradas a quienes se les abre una carpeta de retiro, estos van ordenados por fecha y orden alfabético como exigencia de la Personería y Contraloría.
3. ¿Por qué utilizan este tipo de bolsas?
R// Zoraida Monrroy: notamos que al encarpetar documentos se ampliaba mucho mas el archivo, es así como decidimos meter estos documentos en bolsas en orden alfabético según el curso y la cantidad de alumnos.
Para nosotros en nueva la ley general de archivo, además el colegio es nuevo, fue creado en el 2007, por esta razón las nuevas carpetas exigidas por el archivo general de la nación hasta ahora se están implementando, cabe decir que esta deben ir organizadas, el folio mas reciente al final de la carpeta y el mas antiguo, al principio de esta. Esta es una tarea muy dispendiosa para solo dos personas.
4. ¿Si un estudiante requiere de un certificado de estudio o notas cual es proceso a seguir?
R// Lorena Moncaliano: Como primera medida se acercarían a mí para solicítalos, luego reciben un número de cuenta para hacer su respectiva consignación y con la fotocopia de este se empezaría el trámite, para que dentro de los tres (3) días hábiles se cumpla su entrega. La persona deberá firmar el libro de radicado donde se tiene la constancia de que se le fue entregado. Esta información también se encuentra sistematizada para tener mayor accesibilidad y control a esta.
5. ¿Qué sucede con los documentos de los alumnos retirados?
R// Zoraida Monrroy: debido a la deserción escolar se debe tener una carpeta donde se almacenan los documentos de los alumnos retirados por fechas, esto con el fin de ofrecerle datos claros a la personería, contraloría y secretaria de educación los documentos serán almacenados en un archivo histórico el cual dura cinco (5) aproximadamente y posteriormente es trasladado al archivo general de la nación.
6. ¿Cuál es el proceso para la elaboración de un diploma?
R// Zoraida Monrroy:
1ro; Hay un comité de evaluación y promoción, quien decide quienes o no se gradúan.
2do; La señora Norma Leonor Roncancio junto con la asociación de padres de familia elige el nuevo formato adecuado de presentación para el diploma y acta de grado, teniendo en cuenta las diferentes opciones, establecidas por los contratistas previamente seleccionados.
7. ¿Qué medios de seguridad han implementado en el área de archivo?
R// Zoraida Monrroy: La verdad no se ha implementado ningún medio o acción para evitar o prevenir un accidente con los documentos, no hay extintor, detectores de humo o alarma contra incendios, aunque en el momento ya se han empezado ejecutar algunas acciones como por ejemplo las rutas de evacuación.
8. ¿La proyección de ética de la entidad va de la mano con su formación ética profesional o laboral?
R// Lorena Moncaliano: Si, la ayuda que la institución me ha ofrecido, a pesar de falta de experiencia a sido gratificante, pues a pesar de mi inhabilidad para desempeñar esta tarea, he aprendido a desenvolverme en el campo empresarial y personalmente a ser mucho más organizada.
9. ¿Que persona es la que coordina la parte de salud ocupacional?
R// Zoraida Monrroy: En la institución hay dos personas que se encargan de coordinar e incluso archivar todo lo referente a salud ocupacional, en la jornada mañana esta: la orientadora Sheila Zafra y en la tarde la orientadora Trudy Abella.
10. ¿Existe organigrama en el colegio?
R// Zoraida monrroy: no se puede determinar el organigrama del colegio, ya que es un articulado de educación superior por tal razón hay muchos comités y no sea podido establecer. El colegio tiene convenio con la universidad panamericana que forma a los estudiantes en tres carreras desde el grado 8.
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11. ¿Reciben capacitación por parte de la secretaria de educación para la manipulación
de archivos?
R// Lorena Moncaliano: No, pero podemos acceder ala pagina de la secretaria general de educación, puntualmente a messing, donde nos explica las 5 ss que costa del orden que debemos seguir en nuestro lugar de trabajo y el respectivo cuidado que debemos tener con los documentos, además nos facilita formatos estandarizados que nos sirve de guía para elaborar los de nuestra institución
12. ¿Conocen ustedes la tabla de retención?
. R// Zoraida monrroy: En realidad no tenemos conocimiento sobre su uso, puesto que creemos que esta se debe llenar, cuando los archivos han cumplido los 5 años y deben ser llevados al Archivo General de la Nación.
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