viernes, 19 de noviembre de 2010

DIAGNOSTICO DE LOS OCHO PROCESOS

4.2  DIAGNOSTICO DE LOS 8 PROCESOS

1. PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS:

Imagen corporativa con características internas y externas y firmas autorizadas y  instrucciones para el diligenciamiento de formularios establecidas previamente. Define tipografía documentales formatos y formularios. Determinan la periocidad de la producción documental, lo  cual es evidente en la utilización del membrete.


2. PROCESO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS:

Se verifica los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, radicalos documentos y asigna un numero de consecuencia dejando constancia de la fecha y hora de recibido.


3. PROCESO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS:

No se garantiza que los documentos lleguen a su destinatario, se utiliza un registro de control de entrega en los documentos recibidos, en el cual se anota en el libro de notas.

 4.
  PROCESO DE TRAMITE DE DOCUMENTOS:
Se debe hacer la solicitud del documento, cancelar una cuota y posteriormente presentar el recibo para continuar su trámite, aunque es de aclarar que este se tarde mas de los tres días acordados.


5. PROCESO DE ORGANIZACION DE DOCUMENTOS:

El colegio maneja el archivo en dos partes: Archivo Académico y Archivo Administrativo, en el primero evidenciamos que no se aplica el debido proceso en el momento de archivarlos, por ejemplo: No se utilizan carpetas individuales si no bolsas resellables, y no tienen clara la función de la tabla de retención.  
.
6. PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS:
El colegio no tiene condiciones de acceso, ni reglamentos de consulta, tampoco disponibilidad de expedientes por lo cual no es fácil la ubicación de los expedientes.

7. PROCESO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS:

El colegio no tiene medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional delos documentos de archivo sin alterar su contenido, y tampoco genera control de condiciones ambientales; no provee desastres ni genera planes de contingencia, copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones,y catástrofes ambientales.

8. PROCESO DE DISPOCION FINAL:

El colegio digitaliza la información pero no ejerce control de calidad dentro del proceso, y no seleccionados documentos para conservación o reproducción de otro medio.

SERVICIO AL CLIENTE:

 La atención prestada por el colegio no es la adecuada, no ofrecen soluciones rapidas, agiles a las inquietudes de las personas que solicitan información.

SALUD OCUPACIONAL:

El colegio no cuenta con la infraestructura adecuada para prevenir incendios y en dado caso catástrofes tampoco es evidente las rutas de evacuación.

Por ultimo los procesos nos permitieron evidenciar varias fallas en el colegió y  presentar los resultados de la aplicación de los instrumentos.





No hay comentarios:

Publicar un comentario