DIAGNOSTICO DE LA GESTION DOCUMENTAL EMPRESARIAL

4. DIAGNOSTICO DE LA GESTION DOCUMETAL EMPRESARIAL


Luego de una exhaustiva investigación de la normatividad que se debe aplicar a los colegios, tanto públicos como privados, hemos concluido el siguiente diagnostico:

Al visitar el colegio encontramos un sin numero de falencias, dentro de los cuales destacamos cinco.

1. LA FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL QUE TIENE A CARGO EL ARCHIVO; Observamos que las dos secretarias, tanto operativa como académica carecían de formación para desempeñar su función y además no se regían por la normatividad del Archivo General de la Nación, el cual es claro en cuanto a la manipulación de documentos y el trato que se les debe dar.

2. LA INFRAESTRUCTURA NO ESTA ADECUADA PARA EL ALMACENAMIENTO DEL ARCHIVO; evidenciamos que no se cumplían las condiciones ambientales ni la ubicación para la adecuada conservación y manejo del archivo académico. El personal encargado del archivo académico debía cumplir a cabalidad la función tanto del archivista como de recepcionista y además tenia el impedimento de la ubicación ya que ella se encontraba en un primer piso y el archivo en un segundo. Este cuarto tiene mala iluminación, ventilación y temperatura.

3. EN EL COLEGIO ENCONTRAMOS QUE NO SE TIENEN ESTABLECIDO EL ROL DE SALUD OCUPACIONAL:

-No tienen extintores

-No están establecidas las rutas de evacuación y el personal no esta enterado.

–No hay capacitación sobre el tema.

4. EL SERVICIO AL CLIENTE NO ES EL ADECUADO; Cuando una persona necesita un documento, es demorada su entrega.


5. LA CONSULTA DE DOCUMENTOS NO ESTA RESTRINGIDA PARA PERSONAS AJENAS; Por ejemplo, desde un estudiante o un profesor puede acceder a esta información sin llenar los requisitos pertinentes.