viernes, 19 de noviembre de 2010

MATRIZ DOFA EMPRESARIAL

MARIZ DOFA EMPRESARIAL
PAULO FREIRE
ASPECTOS A EVALUARFORTALEZASDEBILIDADES
LIDERAZGO1.   Ruta de evacuación1. Movilización para archivar los documentos (del primer piso al segundo
TRABAJO EN EQUIPO2.   Ministerio de educacion los guia el orden de los documentos2. Sistema de seguridad de los documentos.
NEGOCIACION3.   Constancia al entregar un documento3. Demora a la  entrega del documento solicitado
COMPROMISO4.   Archivo histórico4.medio o acción para evitar o prevenir un accidente
ACTITUD DE SERVICIO5.   Compromiso con nuestros alumnos y padres de familia5. Capacitacion al personal encargado del manejo de los documentos
PENSAMIENTO CREATIVO6.  Nos adaptamos a los cambios que sufre la educacion colombiana7. poca experiencia en el manejo de archivo
ORIENTACION AL LOGRO7. siempre pensando en nuestra mision y vision8. trabajo desorganizado
COMUNICACIÓN ACERTIVA 9. equipo de trabajo
GESTION 10. poca innovacion
IMAGEN PERSONAL 11. poca actitud de servicio a los clienes
PRESENTACION PERSONAL 12. mejorar nuestra imagen y presentacion personal
SALUD  
ESPIRITUALIDAD  
RELIGIOSIDAD  
ASPECTO FINANCIERO Y ECONOMICO  
SEGUIMIENTO A LA NORMA  
ASPECTOS A EVALUARESTRATEGIAS FOESTRATEGIAS DO
1. Realizar una organización de archivos. 1. recibir programas  por parte del ministerio de educación para el mejoramiento del proceso archivístico en la institución1. contratar un personal adicional que se dedique al area de archivo. 
2. atreves  de dichas capacitaciones o programas poder conocer que dice la norma para los archivos académicos 2. mejorar el servicio al cliente buscando siempre la satisfaccion de nuestros clientes
2. Guía en la organización con los documentos (MINISTERIO DE EDUCACION).3. destacarnos por nuestro desempeño y entrega profesional3. implementar un sistema de seguridad en la institucion para la conservacion de los documentos
3. Permanencia de los archivos en el plantel  cinco años.4.  realizar capacitaciones al personal encargado del manejo de los archivo de la institucion4. realizar talleres y capacitaciones a los estudiantes sobre posibles accidentes 
4. Desenvolvimiento en el campo empresarial y personal. 5. cambiar nuestro pensamiento creativo, innovando constantemente
 5. Organización  
 6. conocimiento a la norma   
   
   
AMENAZASESTRATEGIAS FAESTRATEGIAS DA
1. Perdida de documentos.1. implementar procesos en la institucion encaminados en la concervacion de los documntos1.  agilizar la tramitologia de los documentos 
2. Incendios.2. mejorar el sistema de seguridad en la intitucion2.  mejorar la seguridad de los documtos y asi evitar documentos que comprometan nuestra responsabilidad
3. Documentos archivados en bolsas (PERDIDA DE DOCUMENTOS).3. cambiar el material utilizado en la organización y permanencia de los documentos en la institucion3. atraves de charlas y capacitaciones mejorar la actitud de servicio brindada a nuestros clientes
 4. Inconformidad de los padres4. promover dentro de la institucion la actitud de servicio4. organizar brigadas y comites de emergencia que puedan asistirnos en un momento de desastre
 5. Prestación de un mal servicio5. velar por la satisfaccion de los padres de familia5. innovar constantemente enh la organización y cuidado de los documentos y asi evitar perdidas de estos,
 6. insatisfaccion por parte de los padres de familia6. mejorar las condiciones y la tramitologia de los documentos para evitar esperas prolongadas por parte de los acudientes  
   
   

MODELO DE ENCUESTA APLICADA AL COLEGIO PAULO FREIRE

MODELO

Colegio PAULO FREIRE
ENCUESTA



1.  EDAD :                 25a 35 años          35 a 45años


2.  SEXO  :      F                         M

3.  ¿LA ATENCIÓN PRESTADA EN LA INSTITUCIÓN ES LA DESEADA POR USTED?  SI              NO

4. ¿HA TOMADO ALGUNA CAPACITACIÓN SOBRE EL ADECUADO MANEJO DE DOCUMENTOS?   SI         NO


5. ¿EN SU JORNADA LABORAL MANEJA PAUSAS ACTIVAS?   SI      NO

6. ¿CUALQUIER PERSONA TIENE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCIÓN?   SI                       NO

7. ¿CUANDO USTED  SOLICITA UN DOCUMENTO ES DEMORADA SU ENTREGA? SI            NO    
8. ¿CUANDO RECIBE DICHO DOCUMENTO TIENE LA PRESENTACIÓN ADECUADA?        
SI              NO

9. ¿TIENE ACTIVA PARTICIPACIÓN  AL MOMENTO DE ELEGIR EL FORMATO DEL DIPLOMA? SI         NO


10. ¿CONOCE LAS VÍAS DE EVACUACIÓN DEL COLEGIO?     SI         NO

11. ¿REVISA LOS DOCUMENTOS AL MOMENTO DE RECIBIRLOS?  SI     NO

12. ¿DEJA CONSTANCIA EN EL MOMENTO QUE RECIBE EL DOCUMENTO?   SI              NO


13. ¿LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA TIENE RESPALDO DIGITAL? SI       NO

14. ¿GARANTIZA LA LEGITIMIDAD DE SU FONDO DOCUMENTAL? SI   NO

15. ¿CONSIDERA QUE ES EFICAZ  Y ÁGIL EN LA ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS?   SI        NO


16. ¿MANEJA USTED UNA ADECUADA POSTURA AL REALIZAR SUS ACTIVIDADES DIARIAS?                   SI                        NO

17. ¿SUS VALORES PERSONALES ESTÁN AFINES CON LOS DE LA INSTITUCIÓN?  SI        NO
18.¿SUS DOCUMENTOS ESTAN RESPALDADOS POR LA NORMATIVIDAD?   SI                         NO
19. ¿CONOCE LA TABLA DE RETENCION?  SI           NO
      20. ¿UTILIZA  FOLIOS?    SI         NO

MODELO DE LISTA DE CHEQUEO APLICADO AL COLEGIO PAULO FREIRE

MODELO  
LISTA DE CHEQUEO
COLEGIO PAULO FREIRE



INFORMACION GENERAL


Lugar:
Responsables:
Fecha de la evaluación: ________________________________________
Información suministrada por: ____________________________________
Dependencia: ________________________________________________


1.     En los siguientes ítems marque SÍ o NO. En observaciones escriba algún  comentario que  respalde su calificación


ÍTEM
 
NO
OBSERVACIONES
SALUD OCUPACIONAL
Se evidencia ruta de evacuación



Hay implementos que soporten emergencias medicas



ETICA
Aplican las normas de cortesía



Aplican  los derechos de  los estudiantes



PRODUCCION DE DOCUMETOS
Maneja adecuadamente la producción de documentos



Se evidencia el tipo de papel que utilizan en la realización de documentos



DISPOSICION FINAL
Los documentos son guardados por carpetas



Se evidencia que la institución guarda sus archivos



CONSERVACION
 Tienen un lugar adecuado para la conservación de los documentos



El sitio donde guardan los documentos tiene la temperatura exacta para evitar el degradado de los documentos



CONSULTA
tienen  requisitos  para la consulta de documentos



Manejan ficha de consulta



ORGANIZACION
Organizan los documentos  alfabéticamente



Organizan actas, memorandos y circulares en los archivos




TRAMITE
Se evidencia la recepción de documentos al momento que ingresan al colegio



Los alumnos conocen los tramites  internos al momento de pedir un certificado



DISTRIBUCION
Se evidencia la clasificación de los documentos, cartas, o archivos para su distribución



 Utilizan clasificador para la distribución de los documentos



RECEPCION
Revisan los documentos al momento de recibirlos y archivarlos



Aplican sellos de recibido cuando ingresan los documentos  ala institución